[정부부처 자료] 국세청
| 제목 | 전자기록의 보전방법 등에 관한 국세청고시 제정 | ||
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| 기관명 | 국세청 | 작성일자 | 1999 . 05 . 12 |
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1. 전자장부보존제도 개요(고시제정의 배경)
o 근래 경제·사회 각 분야에서 고도의 정보화·Paperless화가 급속도로 진전되는 가운데,
- 회계처리분야에서도 컴퓨터를 이용하여 회계장부와 증빙서류를 작성하는 기업이 날로 증가하고 있음.
o 정부는 이러한 기업회계장부의 전산화 추세에 부응하여
- 납세자가 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성해도 장부로 인정하는 제도를 1995년부터 시행함으로써
- 기업회계처리의 편의와 관행을 존중하고 종래에 장부 및 거래증빙 등을 수동으로 작성한 문서로 보존해야 하는 부담을 덜어주도록 하고 있음.
o 다만, 전자기록의 가시성·신빙성·완전성과 기업회계의 투명성 등을 확보할 수 있도록 1998년말에 국세기본법령을 개정하여
- 컴퓨터로 작성하는 장부와 증빙서류에 대한 전자기록은 국세청장이 정하는 방법에 따라 작성하고 보존해야 전자장부로 인정받을 수 있게 함.
- 이에 따라 전자기록의 보전방법과 관리시스템 등에 대한 표준화 및 기본지침 성격으로 이 고시를 1999. 5. 8자로 제정하여 시행하게 됨.
* 미국(IRS)·일본 등 외국례 및 민간전문가 의견 등을 참작하여 우리나라 현실에 적합한 규정을 마련하였음.
2. 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시내용(주요골자)
(1) 전산조직의 개발과 운영에 관한 문서보존
- 시스템의 기본구조와 프로그램 원본 및 Flow-charts 보존
- 보존하고 있는 파일목록 및 구조, 계정과목 명세서, 시스템통제사항 등을 보존
(2) 자료의 전산처리과정에 대한 기록보존
- 전자기록에 수정·추가·삭제 등을 행한 경우에는 그 사실과 내용을 확인할 수 있도록 자료의 전산처리과정에 대한 기록을 빠짐없이 보존하여 정보의 정확성 및 신뢰성 확보
- 자료처리 시스템 변경시 그 변경사항과 변경전후의 전자기록을 변경일자순으로 보존
- 재화나 용역을 EDI·인터넷 등에 의한 전자거래시 주요계약서 등의 증빙서류와 함께 거래품목·수량·단가 등의 거래내역에 관한 구체적인 정보를 담은 전자기록을 보존
(3) 전자기록의 보존요령
- 전자기록은 화면표시기(Monitor) 등으로 읽어볼 수 있고 출력할 수 있어야 하며,
·과세표준과 세액을 정확히 산정할 수 있도록 장부 및 증빙과 대사할 수 있고, 조건을 설정하여 검색이 가능한 형태로 보존
- 납세자가 세무목적용으로 보존하여 전자기록은 사업연도별로 전산매체에 복사(Back-up)하여 안전한 장소에 비치하고, 보존상태를 정기적으로 점검하여야 함.
* 보존용 전산매체에 자료의 종류·사업연도·보존기한·담당자·경고사항 등을 명시한 표지를 부착
- 보존중인 전자기록이 일부라도 분실·파손된 경우 관할세무서에 즉시 신고하고 지체없이 해당 파일을 복구하거나 재작성
* 복구·재작성 불능시 납세자에게 입증 책임
(4) 전자기록의 보존기간
- 당해 국세의 법정신고기한 경과후 5년이상 보존함을 원칙으로 하되 상법§33(상업장부의 보존) 및 국세기본법 §26의 2(부과제척기간)의 규정을 참작하여 중요서류는 10년 이상 보존
(5) 세무조사시 전자기록의 제출 등 납세자 협력
- 세무관서장이 세무조사·기장확인 등의 목적으로 전자기록제출을 요구하는 경우 관련 전자기록과 화면표시기·프린터·운영요원을 제공
* 이때 모든 파일은 텍스트파일(Text file)로 변환 가능해야 함.
- 법인세·소득세신고시 「전산조직운용명세서」제출
- 데이터베이스관리시스템(DBMS), 외부개발소프트웨어 및 정보처리 전문업체에 의해 처리된 전자기록도 이 고시규정에 적합해야 함.
* 따라서 세무서장의 요구가 있는 경우 납세자(또는 소프트웨어개발업체)는 그 S/W 등에 대한 적합성을 입증할 책임이 있음.
(6) 세무관서장의 확인점검 등
- 세무관서장은 전자기록에 대한 신빙성·완전성·가시성 등을 확보하기 위해 정기 또는 수시로 점검을 실시할 수 있고
- 납세자의 업종특성 등을 감안하여 이 고시의 일부 규정을 완화하기 위해 국세청장이 지정하는 회계시스템 및 자료처리상태에 대한 진단을 실시할 수 있음.
(7) 전자기록이 아닌 일반문서의 보존
- 다른 법령에 의하여 보존의무가 있거나 기업활동과정에서 생성되는 계약서·세금계산서 등의 일반문서는 해당 법령의 규정등에 따라 보존
(8) 중소규모기업 및 개인사업자에 대한 적용특례
- 개인사업자와 상대적으로 규모가 작은 중소법인의 경우 대규모기업에 비해 정교한 전산시스템 개발 및 운영에 현실적인 애로가 있다고 판단되어 이 고시의 일부 규정 적용을 완화하도록 특례규정을 둠.
* 그러나, 전자기록의 진실성 및 전산조사 등에 필수적인 기본항목은 꼭 갖추도록 함.
［중소규모법인에 대한 적용특례］
- 특례대상기업
·직전년 외형 300억원 미만인 기업(다만, 대규모기업집단 소속 계열기업은 제외)
* 향후 기업의 전산화 추이를 보아가며 적용특례 대상범위를 단계적으로 축소해 나갈 방침임.
- 이들에게는 보존파일에 대한 Record formats, System flow charts, Label descriptions, DBMS 통제언어 등 시스템구조 등에 관한 특수문서의 보존규정을 적용하지 아니할 수 있음.
［개인사업자에 대한 적용특례］
- 간편장부 보급확대 시책을 지원하기 위해, 상용S/W를 이용하는 개인사업자(간편장부 대상자 및 복식부기의무자)에게는
- 시스템의 기본구조 등에 관한 문서보존 규정(§5∼§7)은 상용S/W 개발업체가 대신 보존하는 것으로 가름하는 등 보다 폭넓은 적용특례를 인정
(9) 시행일 및 적용례
- 시행일 : 고시일(1999. 5. 8)부터 시행
- 적용례
·이 고시시행일이 속하는 사업연도분부터 적용
·다만, 이 고시 시행일 전부터 컴퓨터를 이용하여 장부와 증빙서류를 작성해 온 납세자로서 이 고시 시행일 현재 사업연도가 진행중인 경우, 당해 사업연도 종료일까지는 이 고시의 중요내용에 위배되지 아니하는 범위내에서 당해 납세자가 종전부터 계속 운영해 온 시스템에 의하여 처리할 수 있음.
※ 전자기록의 보전방법등에 관한 고시(국세청고시 제1999-10호, 1999. 5. 8)는 14. 훈령·고시·지침 → 19. 자료관리에서 열람하실 수 있습니다.
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