임금명세서 교부 의무는 근로기준법 제48조제2항에 규정되어 있으며, 동법 제116조제2항제2호 규정에 따라 동법 제48조 위반 시 500만원 이하의 과태료가 부과된다. 임금명세서 교부 의무 위반의 경우 집단적으로 다수 근로자에 대하여 발생할 가능성이 높은데, 과태료는 ‘근로자 1인당’ 부과되고 사업장 별로 1회 위반으로 처리되지 않으므로 유의가 필요하다.

아울러, 근로기준법 시행령 별표7에서 위반행위 및 횟수에 따른 과태료 부과 기준을 두고 있으며, 법 제48조제2항에 따른 임금명세서 교부의무를 위반한 경우에 해당하더라도 위반 사실을 두 가지의 경우로 구분하여 각각의 과태료 부과기준을 정하고 있다. 즉, (1) 임금명세서를 교부하지 않은 경우, 1차 위반 시 30만원, 2차 위반 시 50만원, 3차 이상인 경우 100만원을 근로자 1인당 부과하며, (2) 임금명세서에 기재사항을 적지 않거나 사실과 다르게 적어 교부한 경우, (1)의 경우보다 제재 수준을 낮추어 1차 위반 시 20만원, 2차 위반 시 30만원, 3차 이상인 경우 50만원의 과태료를 근로자 1인당 부과한다.

근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)에서는 “사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.”고 규정하고 있으며, 시행령 제22조 (보존 대상 서류 등)에서 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류는 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급·감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류 등이다.

임금명세서의 경우 임금 항목 별 금액, 항목 별 계산방법 등이 표기되므로 근로기준법 시행령 제22조에서 정하는 “임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류”에 해당하는지 여부가 문제되나, 고용노동부 설명자료에서는 임금명세서가 근로기준법 제42조와 동법 시행령 제22조의 보존 대상 서류에 해당하지 않는다고 밝히고 있다.

다만, 임금명세서 교부 의무화는 근로자로 하여금 지급받은 임금의 세부사항을 알게 하고 임금 체불에 관한 다툼을 예방하는데 그 취지가 있으므로, 근로자에게 임금명세서를 교부했다는 사실을 확인할 수 있는 자료를 작성 또는 보관하는 것이 바람직하다고 덧붙이고 있다.

법상 “사용자는 근로자에게 임금을 지급하는 때에 임금명세서를 교부”하도록 규정하고 있으므로, 임금 지급일 당일 또는 그 이전에 임금명세서를 교부하는 것이 원칙이다. 다만, 부득이한 사유로 임금 지급일에 임금명세서를 교부하지 못한다 할 지라도 사회통념상 합리적인 범위 내에서 교부가 이루어지면 된다.

아울러 정기지급일 이전에 퇴직한 경우라도 정기임금에 대한 지급 의무는 여전히 존재하므로, 근로기준법 제36조 (금품청산)에 따라 임금, 보상금, 그 밖의 모든 금품을 청산하는 때 (퇴직일로부터 14일 이내)와 정기지급일 중 먼저 도래하는 날에 정기임금을 지급하고 명세서를 교부하여야 한다.

퇴직금이나 임금이 아닌 금품 등은 임금명세서 교부 대상에 해당하지 않으나, 상호간에 그 지급 내역을 명확히 할 필요가 있으므로정기지급일에 지급하지 않는 나머지 금품청산액에 대해서는 퇴직일로부터 14일 이내 그 내역을 기재하여 교부하는 것이 바람직하다.

임금명세서의 문서 보안과 관련된 별도의 규정은 없으므로 반드시 암호화하여 교부하여야 할 법적 의무가 있다고 보기는 어렵다.

다만, 통상적으로 근로자 개인의 연봉 등 임금 정보가 기밀 정보로서 취급되고 중요한 근로조건 중 하나에 해당하므로 임금명세서 교부 시 임금과 관련된 정보가 제3자에게 누출되지 않도록 보안에 유의해야 할 것이다.