제1절 관련조문
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전자문서 및 전자거래 기본법 제4조(전자문서의 효력)
① 전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다.
② 보증인이 자기의 영업 또는 사업으로 작성한 보증의 의사가 표시된 전자문서는 「민법」 제428조의2제1항 단서에도 불구하고 같은 항 본문에 따른 서면으로 본다.
③ 별표에서 정하고 있는 법률에 따른 기록ㆍ보고ㆍ보관ㆍ비치 또는 작성 등의 행위가 전자문서로 행하여진 경우 해당 법률에 따른 행위가 이루어진 것으로 본다.
전자서명법 제3조(전자서명의 효력 등)
① 다른 법령에서 문서 또는 서면에 서명, 서명날인 또는 기명날인을 요하는 경우 전자문서에 공인전자서명이 있는 때에는 이를 충족한 것으로 본다.
② 공인전자서명이 있는 경우에는 당해 전자서명이 서명자의 서명, 서명날인 또는 기명날인이고, 당해 전자문서가 전자서명된 후 그 내용이 변경되지 아니하였다고 추정한다.
③ 공인전자서명외의 전자서명은 당사자간의 약정에 따른 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다. |
제2절 내용
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Q1. |
스마트폰 어플리케이션을 통한 전자근로계약서 작성도 법적으로 가능한지? |
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A1. |
전자근로계약서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템상 전자문서 생성 프로그램 (한글, 오피스, PDF, 웹에디터 등)이나, 전자근로계약서 작성 지원을 위한 별도의 정보처리 시스템 등을 활용해 작성하는 근로계약서를 말한다.
고용노동부는 전자문서를 통한 근로계약 체결, 교부, 보관 등에 관한 적법성 기준을 제시하는 ‘전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인’을 배포한 바 있는데, 이에 따르면, 전자근로계약서로서 인정되는 형태는 ▲ 사내전산망, 스마트폰 어플리케이션, 채용포털사이트 등에 마련된 근로계약서 작성 프로그램을 이용해 작성한 경우, ▲ 종이 서면으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진파일 등으로 전자화하여 저장하는 경우 (전자화 문서) 등이다.
스마트폰 어플리케이션은 회사가 사내전산망과 연계하여 자체 개발해 적용할 수도 있고, 외부에서 개발된 프로그램을 활용할 수 있는데, 스마트폰 어플리케이션을 통한 전자근로계약서 작성도 근로기준법 등이 요구하는 서면 명시 사항을 포함하고, 당사자 서명의 안정성과 신뢰성을 확보하는 장치를 적용하고 당사자에게 전자적 방법으로 전송한다면 ‘근로조건 서면명시 의무’가 적법하게 이행되었다고 볼 수 있다. |
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Q2. |
전자근로계약서 작성 프로그램의 안정성, 신뢰성 담보 장치로는 어떤 것들이 있을 수 있는지? |
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A2. |
별도의 전자근로계약서 작성 프로그램을 통해 전자근로계약서를 작성할 경우, 이를 통해 근로계약서 작성ㆍ확인ㆍ수정 및 계약 당사자에 대한 자동 배포ㆍ열람ㆍ출력이 가능한 안정성, 신뢰성 담보 장치를 갖추어야 한다.
사내 전산망의 전자결재 시스템 중에서 타인의 아이디나 비밀번호만 알고 있으면 쉽게 전자서명이 가능한 형태로 운영하는 경우도 있는데, 이 경우 전자서명의 신뢰성이 문제될 수 있다. 따라서 당사자 서명을 포함한 문서를 전자화하거나, 「전자서명법」에 의한 전자서명을 통해 당사자 쌍방의 의사합치에 의한 근로계약 체결을 명확히 할 필요가 있다.
아울러, 최종 작성 및 서명 후 어느 일방의 임의 수정이 불가능하도록 읽기 전용 문서로 저장 (ex. 읽기전용 PDF 파일, 배포용 HWP 문서, 이미지 파일 등)할 필요가 있으며, 전자문서 작성 프로그램을 활용할 경우 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서 내용을 수정하면 상대방이 이를 바로 확인할 수 있는 장치 (ex. MD5 생성, DRM, 워터마크 도입 등 보안 장치)를 마련하는 것이 바람직하다. |
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Q3. |
객관적으로 근로자의 수신 사실이 확인되어야만 전자근로계약서 교부 의무가 이행된 것으로 보는지? |
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A3. |
근로기준법에서는 근로계약 체결 시 근로조건이 명시된 서면을 근로자에게 ‘교부’하도록 규정하고 있으며, 당사자 사이에 근로계약서를 작성한 사실이 있었더라도 해당 서면을 근로자에게 ‘교부’하지 않을 경우 ‘근로조건 서면 명시 의무’ 규정의 위반이 성립한다.
전자근로계약서를 작성하는 경우에도 동법에 의한 ‘교부’의무가 부과되므로, 전자적 형태로 작성한 근로계약서를 종이서면으로 출력하여 근로자에게 직접 전달하거나, ‘전자적 방법’에 의해 근로자에게 전송하여 ‘교부’할 수 있다. 이때 ‘전자적 방법’이란 이메일, 샵메일 (공인전자주소), 자동 송ㆍ수신 프로그램, 근로자 지정 저장 공간 송신 등이 있을 수 있다.
근로자가 수신 시스템을 지정한 경우라면 사용자가 해당 시스템에 전자근로계약서를 입력한 때 ‘교부된 것’으로 본다. 사용자가 지정된 시스템 외에 다른 시스템에 입력하더라도 근로자가 이를 확인하여 출력한 경우 ‘교부된 것’으로 본다.
그러나 근로자가 수신 시스템을 지정하지 않은 경우라면 사용자는 근로자가 관리하는 정보처리시스템에 입력한 때 교부 의무 이행으로 판단한다. 사용자가 전자적 방법으로 근로계약서를 교부하되, 근로자의 수신 확인을 조건으로 한 경우는 사용자가 근로자로부터 수신확인 통지를 받은 때 ‘교부’한 것으로 본다. 다만, 근로자가 전자적 방법에 의한 수신에 동의하지 않을 경우에는 원칙에 따라 서면으로 출력한 근로계약서를 교부하여야 한다. |
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Q4. |
전자근로계약서의 보존 방식은? |
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A4. |
근로기준법령에서는 근로계약서를 근로관계 유지 기간 뿐 아니라, 근로관계 종료 후 3년까지 보존하도록 의무를 부과하고 있다. 전자근로계약서를 작성한 경우에도 동일하게 보존 의무가 부과되며, 다음의 요건을 갖추어 보관한 경우 근로계약서 보존 의무를 이행한 것으로 판단한다.
▶ 전자근로계약서 내용 열람이 가능할 것
▶ 전자근로계약서가 작성, 송ㆍ수신된 시점의 형태 또는 그와 동일하게 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
▶ 전자근로계약서 작성자, 수신자, 송ㆍ수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우 해당 부분이 보존되어 있을 것
▶ 종이 서면으로 작성된 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 보관할 경우, 위 요건들에 더하여 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일할 것 | |
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