「근로자참여 및 협력증진에 관한 법률」에 의하면 “협의회는 3개월마다 정기적으로 회의를 개최하여야 한다.”라고 규정되어 있을 뿐, 분기별로 개최하라고 명시되어 있지 않으므로 반드시 분기별로 개최할 것이 요구되는 것은 아니며, 구체적인 노사협의회 개최시기는 3개월을 간격으로 동법 시행령 제5조 규정에 따라 노사협의회규정으로써 정하면 된다. (노사68140-133, 1994-04-21)

아울러, 동법 제3조에 노사협의회는 ‘근로자와 사용자가 참여와 협력을 통하여 근로자의 복지증진과 기업의 건전한 발전을 도모하기 위하여 구성하는 협의기구’로 정하고 있고, 같은 법 제16조에 노사협의회 회의를 공개하도록 정하고 있음을 볼 때 노사협의회 회의는 노·사위원의 직접 참여를 전제로 하고 있다고 보여 지는 점, 같은 법 제13조에 노사협의회의 회의는 의장이 소집하며 회의 개최 7일전에 회의일시, 장소, 의제를 각 위원에게 통보하도록 되어 있고, 같은 법 제15조에 회의는 노·사위원 각 과반수의 출석으로 개최하고 출석위원 3분의 2 이상의 찬성으로 의결하도록 회의의 소집·개최·의결 요건을 정하고 있는 점, 같은 법 제19조에 회의 개최일시 및 장소 등을 기록한 회의록을 갖추어 두도록 정하고 있는 점 등을 감안할 때,

노사협의회 회의는 노·사위원이 출석하는 회의로 개최하는 것이 원칙(노사협력정책과-76, 2010-01-08)이므로, 위원들의 출석 없이 안건을 이메일 등으로 교환한 후 이루어지는 서면결의 등의 방식으로는 부득이한 상황이 인정되는 등 특별한 사정이 없는 한 적법한 회의 개최가 이루어졌다고 보기 어려울 수 있다.

「근로자참여 및 협력증진에 관한 법률」 제19조 및 같은 법 시행령 제6조에서 노사협의회는 개최일시 및 장소, 출석위원, 협의내용 및 의결된 사항, 그 밖의 토의사항을 기록한 회의록을 작성하여 출석위원 전원이 서명하거나 날인하여 3년간 보존하도록 정하고 있다.

회의록은 근참법 시행규칙 제4조 별지 제3호 서식에 의하여 작성하되, 회의에서 논의된 내용을 어떻게 작성할 것인지는 정해진 바가 없으므로 협의회에서 자율적으로 정하여 작성하면 될 것이다.

아울러, 근참법 제7조제3항 및 같은 법 시행규칙 제2조에 따라 노사 쌍방이 근로자위원과 사용자위원 중에서 각각 1명씩 간사를 두어 회의 결과의 기록 등 사무를 담당하도록 정하고 있으므로, 노사 양측 간사가 회의록을 작성하여 확인한 후 내용의 상위없음을 확인하는 용도로 출석위원 전원이 서명하거나 날인하도록 하는 것이 바람직할 것이다. ( 노사협력정책과-728, 2010-04-15)

한편, 근참법 제19조에 따라 협의회는 개최일시 및 장소, 출석위원, 협의내용 및 의결된 사항 등을 기록한 회의록을 작성하여 갖추어 두어야 하며, 같은 법 제23조에 따라 협의회는 의결된 사항을 신속히 근로자에게 알리도록 되어 있으나 회의록 공개에 대한 명시적인 규정이나 신고의무는 별도로 없다. 다만, 협의결과 등의 공개 여부는 노사의 참여와 협력을 통한 공동의 이익증진이라는 노사협의회의 취지에 맞도록 필요할 경우 협의회규정에 구체적으로 정하여 운영함이 바람직할 것이다. (노사협력정책과-337, 2010-08-06)

「근로자참여 및 협력증진에 관한 법률」 제6조제3항에 따라 노사협의회의 ‘사용자를 대표하는 위원은 해당 사업이나 사업장의 대표자와 그 대표자가 위촉하는 자’로 하여 구성하여야 하므로 당해 사업 또는 사업장의 대표자는 노사협의회의 당연직 사용자위원이 된다.

같은 법 제2조에서 근로자와 사용자는 서로 신의를 바탕으로 성실하게 협의에 임하여야 한다는 신의성실의 의무를 규정하고 있으므로, 사업장의 대표자는 당연직 위원으로 부득이한 경우가 아니라면 노사협의회에 참석하여야 하나, 회의참석을 법적으로 강제하는 것은 아니며 대표이사가 불참한 상태라도 노사 위원의 참석자 수가 개최 정족수를 넘는다면 회의 개최는 가능하다. (노사협력정책과-2817, 2012-09-07)

아울러, 동법 제15조(정족수)에서 회의는 근로자위원과 사용자위원 각 과반수의 출석으로 개최하고 출석위원 3분의 2 이상의 찬성으로 의결한다고 규정하고 있으며, 여기에서 ‘정족수’라 함은 다수인으로 구성되는 회의체에서 회의를 진행하고 의사를 결정하는 데 소요되는 출석자의 수를 의미한다. ‘의사정족수’는 회의를 개최하고 안건을 심의하는데 필요한 법정수이며, ‘의결정족수’는 의결을 하는데 필요한 법정수를 말한다.

근참법상 정족수를 정한 것은 노사 한쪽의 일방적인 회의진행을 막기 위한 것으로 노사 어느 일방의 출석위원이 과반수가 안 될 경우에는 출석위원 총수가 전체 과반수라 할지라도 회의는 성립되지 않는다. 따라서 노사협의회 위원 중 어느 일방이 과반수 출석이 되지 않은 상태에서 회의를 개최하고 의결한 경우라면 적법한 절차에 따라 개의하고 의결한 것으로 보기 어려울 것이다. (노사협력정책과-2644, 2009-07-13)

근참법 제32조(벌칙)에서는 “사용자가 제12조제1항을 위반하여 협의회를 정기적으로 개최하지 아니한 경우” 200만원 이하의 벌금형을 부과하고 있다.

대법원은 노사협의회 정기회의 개최의무의 수규주체에 관하여 “형벌에 관한 법률은 그 해석을 엄격하게 하여야 한다는 원칙 및 구「근로자참여및협력증진에관한법률」의 제정목적이 노사 쌍방의 참여와 협력을 통한 공동의 이익 증진 등에 있기는 하지만 법 제20조에서 사용자로 하여금 노사관계와 관련한 일정한 사항에 관하여 노사협의회 의결을 거치도록 의무화하는 한편, 법 제21조에서는 경영계획 전반 등에 대해서까지 사용자에게 보고ㆍ설명의무를 부과하는 반면, 근로자에게는 보고ㆍ설명의 권한을 부여하는 등 회사 경영 전반에 대해 근로자들에게 최소한의 접근 및 관여의 권한을 보장하면서 그 보장의 실효성을 확보하기 위한 조치의 일환으로 위 법 제32조의 처벌규정을 둔 것으로 보이는 점 등의 사정을 보태어 보면, 결국 법 제32조, 제12조 제1항이 노사협의회의 정기적 개최의무 위반에 따른 처벌대상으로 규정한 것은 특별한 사정이 없는 한 원칙적으로 노사협의회의 대표이자 회의 소집의 주체인 의장이 회의를 개최하지 아니한 경우로서 그 의장이 법 제6조에서 정한 사용자를 대표하는 사용자위원의 경우를 의미한다고 보아야 할 것이다 (대법 2008도8280, 2008-12-24).”라고 판시하고 있다.

즉, 협의회 의장은 노사협의회의 대표이자 회의 소집의 주체가 되고, 처벌규정은 ‘사용자’에 대하여 정기회의 개최의무 위반 시 벌칙을 부과하고 있으므로, 노사협의회 의장이 ‘사용자’인 경우에 한하여 처벌규정이 적용된다고 볼 수 있다.

아울러, 동법 제6조제1항에 따라 노사협의회는 노·사 동수로 각 3명 이상 10명 이하의 위원으로 구성하여야 함에도 사업장에서 노사협의회가 적법하게 구성되지 않아 근참법 제12조에 의한 정기회의가 개최되지 않는다면 사용자에게 그에 따른 법적 책임이 부과될 수 있을 것이다.

다만, 실제 사용자가 처벌되는지 여부는 사용자 위원을 3명 이상으로 구성할 수 없었던 사정 등을 종합적으로 고려하여 “협의회 미구성으로 인한 정기회의 미개최” 사유가 사용자의 귀책사유에 해당되는지에 따라 판단될 것이다. (노사협력정책과-188, 2010-07-21)