채용절차법 제11조에서는 “구인자는 구직자의 채용여부가 확정된 이후 구직자가 채용서류의 반환을 청구하는 경우에는 본인임을 확인한 후 대통령령으로 정하는 바에 따라 반환하여야 한다.”고 하여 구직자 본인의 청구가 있는 경우 구인자가 제출된 채용서류를 구직자에게 반환해야 할 의무를 규정하고 있다. 이를 위반한 구인자에 대한 직접적 벌칙 규정은 없으나, 고용노동부장관의 시정명령 대상이 되며, 시정멸영을 이행하지 않을 경우 300만원 이하의 과태료가 부과될 수 있다.

그러나 동조 1항 단서에서는 “제7조 제1항에 따라 홈페이지 또는 전자우편으로 제출된 경우나 구직자가 구인자의 요구없이 자발적으로 제출한 경우에는 그러하지 아니하다.”고 하여, 온라인 입사지원 방식과 같이 홈페이지 또는 전자우편 등으로 채용서류를 접수한 경우에는 이러한 반환의무가 면제됨을 정하고 있다.

채용서류의 반환 의무 규정은 구직자 입장에서 다수의 입사지원 과정에서 채용서류의 재발급, 재작성에 소요되는 상당한 시간적·경제적 비용을 절감할 수 있도록 하기 위한 취지이나, 온라인으로 채용서류를 접수한 경우 접수된 문서의 원본을 구직자가 이미 보유한 상태에서 전자적 방법으로 제출한 것이기 때문에 이러한 추가 비용 부담 문제가 발생하지 않으므로 반환 의무를 면제한 것으로 볼 수 있다.

다만, 개인정보의 파기와 관련해, 탈락자의 개인정보는 ‘즉시 파기’가 원칙이나 채용서류 반환 의무 규정에 따라 일정 기간 보관하도록 하는 것이므로, 온라인으로 접수한 채용서류들은 ‘채용서류를 반환하지 아니한 경우’에 해당하여 채용반환 청구 기간 동안 보관할 필요 없이 ‘즉시 파기’ (통상 탈락 통보 후 5일 이내)하여야 하며, 전자적으로 접수된 것이므로, 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제하여야 한다.

아울러, 온라인 입사지원과 우편 등을 통한 채용서류 접수를 ‘병행’한 경우라면, 우편 등을 통해 접수한 채용서류 등에 대해서는 여전히 구직자에게 반환 청구권이 존재하므로, 반환청구 기간 동안 보관하여야 한다.

채용절차법 제11조 제6항에서는 “구인자는 제1항부터 제5항까지의 규정을 채용 여부가 확정되기 전까지 구직자에게 알려야 한다.”고 규정하여, 채용서류의 반환 청구권과 청구 방법, 청구 기간, 반환 방법 및 비용 등에 관하여 해당 사항을 구직자에게 알리도록 할 의무를 구인자에게 부과하고 있으며, 이러한 ‘고지 의무’를 위반할 경우 동법 제17조(과태료) 제 2항에 따라 300만원 이하의 과태료가 부과될 수 있다.

이는 채용서류 반환청구의 주체인 구직자에게 반환청구를 할 수 있다는 사실 및 반환 청구의 방법과 절차 등을 알리도록 구인자에게 의무를 부과함으로써 동조의 실효성을 보장하고 실질적으로 구직자의 권익을 보호하고자 하는 취지이다. 고지사항은 동법 제11조 제1항에서 제5항에서 정하는 일체의 사항이므로, 연계된 동법 시행령 및 시행규칙에서 정하는 내용을 모두 포함하여야 한다. 구체적으로 구인자가 구직자에게 알려야 할 사항은 “채용서류의 반환을 청구할 수 있다는 사실, 반환청구 대상 채용서류의 종류 및 범위, 반환청구 제출 방법, 반환 청구기간 및 이행기간, 반환방법 및 비용부담, 채용서류의 보관기간 및 파기에 관한 사항”이다.

이에 따라 ‘채용서류 반환 등에 관한 고지’를 구인자가 시행하여야 하는데, 동법 제11조 제6항에서는 “채용 여부가 확정되기 전까지”로 고지시기를 정하고 있다. 여기에서 ‘채용여부가 확정되기 전까지’란 당해 채용에 있어서 동법 제10조 규정 (구인자는 채용대상자를 확정한 경우에는 지체 없이 구직자에게 채용 여부를 알려야 한다.)에 따라 구인자가 채용대상자를 확정한 날을 의미한다.

고용노동부가 발간한 ‘채용절차의 공정화에 관한 법률 업무 매뉴얼’에 따르면 “구직자에게 채용 여부를 사전에 알리면서, 채용서류 반환에 관한 사항도 함께 알리는 것 (불합격자에 한함)이 바람직”하다고 설명하고 있으므로, 불합격 통지와 동시에 채용서류 반환에 관한 고지를 시행하는 것도 가능하다고 해석된다. 아울러, 모집 시 채용공고에 기재하여 알리거나, 채용서류를 접수 받으면서 또는 받은 후 접수사실을 알리면서 이와 함께 채용서류 반환에 관해 알리는 것도 가능하다.

채용절차법 제11조 제1항 본문에서는 “구인자는 구직자의 채용 여부가 확정된 이후 구직자(확정된 채용대상자는 제외한다)가 채용서류의 반환을 청구하는 경우에는 본인임을 확인한 후 대통령령으로 정하는 바에 따라 반환하여야 한다.”고 규정하고 있으며, 동법 시행령 제2조에서는 ① 반환청구를 한 날로부터 14일 이내에 채당 채용서류를 발송하거나 전달할 것, ② 채용서류 반환 시 등기우편 이용 원칙 (단, 구직자가 원하는 경우 구직자와 합의하는 방법으로 전달 가능) ③ 채용서류를 등기우편으로 반환할 경우 채용서류에 기재된 구직자의 주소지 반환 원칙 (단, 구직자가 반환 청구 시 별도로 반환 장소를 지정한 경우 해당 장소로 함) 등을 정하고 있다.

즉, 채용서류의 반환 청구 방식은 서면, 전자적 방법 (홈페이지, 전자우편), 팩스 등 다양한 방식으로 시행할 수 있으나, 채용서류의 반환은 ‘등기우편’을 원칙적인 방식으로 설정하고 있다. 다만, 구직자가 원할 경우 등기우편이 아닌 일반 우편, 택배, 퀵서비스, 직접 전달 등의 다른 방식을 통하여 시행할 수 있다.

채용절차법 제11조 제3항에서는 “ 제1항에 따른 구직자의 반환 청구에 대비하여 대통령령으로 정하는 기간 동안 채용서류를 보관하여야 한다. 다만, 천재지변이나 그 밖에 구인자에게 책임 없는 사유로 채용서류가 멸실된 경우 구인자는 제1항에 따른 채용서류의 반환 의무를 이행한 것으로 본다.”고 규정하고 있으며, 동법 시행령 제3조 (채용서류의 보관기간)에서는 구직자가 채용서류의 반환을 청구하였는지 여부에 따라 보관 기간을 달리 규정하고 있다. 즉, ①구직자가 채용서류의 반환을 청구하지 않은 경우에는 “구직자의 반환 청구기간” (채용 여부가 확정된 날 이후 14일~180일 사이의 범위에서 구인자가 정한 기간) 동안 채용서류를 보관하여야 하며, ②구직자가 채용서류의 반환을 청구하였다면 구인자는 구직자의 반환 청구일로부터 14일 이내에 채용서류를 발송 또는 전달하여야 하며, 이에 따라 특수취급우편물을 발송하거나 전달한 시점까지의 기간 동안 보관하여야 한다.

아울러 동법 제11조 제4항에서는 “구인자는 대통령령으로 정한 반환의 청구기간이 지난 경우 및 채용서류를 반환하지 아니한 경우에는 「개인정보 보호법」에 따라 채용서류를 파기하여야 한다.”고 규정하고 있으므로, 반환 청구기간이 경과한 경우와 채용서류를 반환하지 아니한 경우 (온라인 접수 등으로 반환 의무가 당초 발생하지 않는 경우 포함) 더 이상 채용서류를 보관할 의무나 사유가 없으므로 개인정보보호법에 따라 채용서류를 파기해야 한다.

개인정보보호법에서는 “보유기간의 경과, 개인정보의 처리목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때는 지체없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다.”라고 규정하고 있으며, 탈락자의 채용서류의 경우 노동관계법 등에 의해 근로계약을 맺은 근로자에 관한 서류보존 의무가 적용되지 않으므로, 채용반환 청구에 대비하기 위한 기간이 경과함과 동시에 ‘즉시 파기’가 원칙이다. 관련 행정해석상 ‘즉시 파기’는 5일 이내 파기로 제시하고 있으며, 개인정보의 파기는 “전자적 파일 형태인 경우 : 복원이 불가능한 벙법으로 영구 삭제”하여야 하고, 그 외 기록물, 인쇄물, 서면, 그 밖의 기록매체인 경우 : 파쇄 또는 소각 등의 방식으로 파기해야 한다.